2012年4月13日，集團(tuán)召開“流程變革大干100天”工作總結(jié)大會(huì)。在這100天里，通過(guò)加強(qiáng)主管對(duì)于新流程、新制度、新崗位操作說(shuō)明書的培訓(xùn)與掌握，以考試形式刺激并加強(qiáng)主管們對(duì)其內(nèi)容的掌握，并通過(guò)各部門主管推廣到各部門成員，在一定程度上更加關(guān)注客戶需求、減輕員工工作量、創(chuàng)造企業(yè)更好的工作環(huán)境，進(jìn)一步規(guī)范、促進(jìn)整個(gè)集團(tuán)的管理運(yùn)作與發(fā)展。
參會(huì)的公司主管們分享了在此次工作中的收獲與總結(jié)，重新分析和審視各部門流程及部門間的流程銜接，并就未解決的問題與接下來(lái)一段時(shí)間的工作問題進(jìn)行了建議和意見，對(duì)“深化流程90天”提出了具體要求和目標(biāo)。
1.技術(shù)課
1)對(duì)于接下去的流程變革，我認(rèn)為重點(diǎn)要對(duì)流程中存在的一些漏洞進(jìn)行完善，部門間的節(jié)點(diǎn)如何更好地銜接進(jìn)行檢討改進(jìn)。這樣整個(gè)部門就有一個(gè)正式的流程文件，通過(guò)宣導(dǎo)，使部門成員都對(duì)本部門的流程有了一定的認(rèn)識(shí)，為以后流程的進(jìn)一步深化打下了基礎(chǔ)。
流程中涉及的很多內(nèi)容我們都有做，但沒有形成正式的文件。如果嚴(yán)格的按這個(gè)流程做，我們的新產(chǎn)品開發(fā)資料就會(huì)比較完善，等IS0來(lái)審核的時(shí)候，就不需要另外編寫。還有就是哪些新產(chǎn)品需要走這個(gè)流程，要有更明確的定義。
2)以前流程只是一個(gè)比較模糊的概念，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的檢討、培訓(xùn)和考試，大家對(duì)流程明確起來(lái)。特別對(duì)于新進(jìn)人員，看流程就有總體的了解，做起事來(lái)就有理可依。我覺流程是持續(xù)更改的一個(gè)過(guò)程才可以完善，可是最重要的是在執(zhí)行與檢查。
2.財(cái)務(wù)
1）建議可以將供應(yīng)鏈的總體流程匯總梳理，可以體現(xiàn)出部門與部門之間的關(guān)聯(lián)性是否存在漏洞。
2）目前的學(xué)習(xí)是將每個(gè)部門的流程分開學(xué)習(xí)，但是各個(gè)部門的流程都是有聯(lián)系的，在現(xiàn)階段學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上應(yīng)把各個(gè)部門的流程結(jié)合起來(lái)學(xué)習(xí)，才能讓整個(gè)流程更加順暢，使得整個(gè)公司運(yùn)營(yíng)更加協(xié)調(diào)，也使每一件事情能追蹤到每一個(gè)步驟，環(huán)環(huán)相扣，避免任何環(huán)節(jié)的差錯(cuò)。
3)后續(xù)的流程變革當(dāng)中應(yīng)加對(duì)各個(gè)流程的連接，對(duì)于流程與流程之間不串通的應(yīng)進(jìn)行重新討論和流程說(shuō)明書編寫，并對(duì)現(xiàn)在實(shí)際實(shí)施操作的進(jìn)行全面的稽查再與流程進(jìn)行匹配是否可行，再對(duì)各個(gè)制度的更新修改加強(qiáng)管控。
4)2011年公司推行的流程變革100天，財(cái)務(wù)管理課因安永審計(jì)工作的原因只參加了第二輪的流程變革考試。公司制定的流程制度是可行的，但在操作這個(gè)流程的過(guò)程中個(gè)別崗位操作人員松懈了，一環(huán)扣一環(huán)的業(yè)務(wù)鏈接不上而出現(xiàn)一系列異常。
但是目前出現(xiàn)：一個(gè)問題提出來(lái)，只是停留在“知道”的狀態(tài)，沒有進(jìn)行“解決”的狀態(tài)。流程與實(shí)際操作無(wú)法并存，變成兩條平行線互不相接，如每月結(jié)賬結(jié)點(diǎn)時(shí)間的問題，管理課每個(gè)月都在重申但是還是沒有辦法實(shí)現(xiàn)，這其中有個(gè)人時(shí)間管理及單據(jù)傳遞的問題等等造成的。應(yīng)把流程宣導(dǎo)至各個(gè)操作崗位，使每個(gè)崗位的人員至少知道上下游部門的操作流程及本身崗位操作的異常影響到下一個(gè)模塊，而多一點(diǎn)反思，多一點(diǎn)反查的動(dòng)作，使整個(gè)業(yè)務(wù)處理順暢及可以規(guī)避很多后置出現(xiàn)的問題。這也是所有人員努力、自覺且應(yīng)做到的動(dòng)作。
5)后續(xù)的流程變革須加強(qiáng)各部門間的銜接，有些不流暢的還需再討論，如倉(cāng)庫(kù)單據(jù)的傳遞，制度已定，但實(shí)施過(guò)程還需與采購(gòu)、業(yè)務(wù)、品管、倉(cāng)庫(kù)等細(xì)節(jié)部份進(jìn)行檢討。
3.生產(chǎn)中心
1)賴德榮/集團(tuán)副總裁兼生產(chǎn)總監(jiān)
1.培訓(xùn)與考試，還要持續(xù)進(jìn)行。
2.每半年再進(jìn)行一次：檢討修訂《崗位作業(yè)流程》和《崗位作業(yè)指導(dǎo)書》。
3.各部門主管還要：組織本部門人員進(jìn)行培訓(xùn)。讓每個(gè)辦公室職員熟練掌握自己部門的工作內(nèi)容與流程。
4.只有熟練掌握，才有辦法思考，怎么簡(jiǎn)化工作流程；否則，每天的工作效率無(wú)法提升，職員工作內(nèi)容不清晰。
2）廖八生/福州生產(chǎn)基地廠長(zhǎng)
需改善的地方：
1.有的流程還不夠合理，需進(jìn)一步完善，如我們現(xiàn)在來(lái)貨及發(fā)貨控制，每天不是很均衡；
2.我們的供應(yīng)鏈如何做的更規(guī)范，是大家更有序的工作，而不是每天都有急單、插單的現(xiàn)象；
3.減人的目的是要減少工作量，不是要把減掉的人的工作量加到其他人身上去；
4.生產(chǎn)線領(lǐng)料系統(tǒng)的完善，壓延線班組能否只要錄入手?jǐn)?shù)，系統(tǒng)就直接把各種原料的明細(xì)體現(xiàn)出來(lái)，不用人工再算。
4.倉(cāng)儲(chǔ)課
采購(gòu)課根據(jù)流程重申中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行了流程重訂，針對(duì)流程試行中的人員操作及流程本身問題進(jìn)行了思考和要求；
總之，我認(rèn)為流程的制定對(duì)提高工作效率方面是有利的，主要看有沒有去執(zhí)行，執(zhí)行過(guò)程中遇到的問題以制度如何去規(guī)范更重要。
5.生管課
通過(guò)對(duì)其它部門流程的檢討、培訓(xùn)、考試等學(xué)習(xí)，使我們對(duì)其它平行部門的流程有了跟進(jìn)一步的了解。這對(duì)自己的職業(yè)技能來(lái)說(shuō)，是一個(gè)很的大的提升，同時(shí)也為我們各部門之間平時(shí)更好的溝通協(xié)調(diào)，打下基礎(chǔ)。
當(dāng)然，生管的流程還是有很多地方需要進(jìn)一步完善，而且最主要的是在執(zhí)行上存在很多問題。這是公司供應(yīng)鏈上各部門需要一起配合才能完善。
6.營(yíng)運(yùn)管理課
經(jīng)過(guò)本次緊湊的流程培訓(xùn)，部門人員對(duì)流程有一定的認(rèn)識(shí)，但是辦事處同事對(duì)流程還不夠熟悉，業(yè)務(wù)員在一線跑業(yè)務(wù)，有的有學(xué)習(xí)，但是有的不夠重視，主要原因是在外人員的培訓(xùn)做不夠。關(guān)于訂單管理流程，原來(lái)存在部分工作重復(fù)做如：下銷售訂單，業(yè)務(wù)在做、內(nèi)勤也在做?，F(xiàn)在流程順暢了，業(yè)務(wù)下銷售訂單，內(nèi)勤處理相關(guān)傳遞動(dòng)作，流程一步一個(gè)動(dòng)作，解決了原先沒有關(guān)聯(lián)好所造成的困擾。
現(xiàn)在還存在的問題：訂單審核時(shí)間節(jié)點(diǎn)做的不夠，有時(shí)會(huì)到次日處理；主要溝通確認(rèn)信息困擾，業(yè)務(wù)員對(duì)客戶需求不夠了解，特別是客戶下一道工序的了解。這個(gè)需要在接下來(lái)的變革中由配合的相關(guān)部門一同進(jìn)行時(shí)間點(diǎn)的改善。
流程變革100天總結(jié)匯報(bào)
——人事課蘇鳳蘭
流程變革100天于林董1月1日下午召開的宣導(dǎo)會(huì)中拉開了帷幕，旨在解決流程拖沓、流程執(zhí)行不到位等問題，來(lái)完善內(nèi)控管理，提高工作效率，減輕大家的工作量。實(shí)際上流程變革確切上說(shuō)，應(yīng)該是從去年8月份中旬開始啟動(dòng)的，包括組織架構(gòu)及編制調(diào)整、崗位說(shuō)明書修訂、專項(xiàng)改善、組織第一次流程稽查、K3流程整改、流程圖及流程說(shuō)明書修訂、制度完善等，歷時(shí)了半年多。
此次變革，由于是我主要負(fù)責(zé)組織，感受頗深，個(gè)人評(píng)價(jià)：意義深遠(yuǎn)、一定成效、持續(xù)改進(jìn)。
一、意義深遠(yuǎn)
流程變革，旨在對(duì)核心流程，特別是供應(yīng)鏈系統(tǒng)的流程進(jìn)行再設(shè)計(jì)及完善，通過(guò)簡(jiǎn)化明確流程，來(lái)實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈系統(tǒng)流程快速、順暢運(yùn)行，降低流程成本，完善內(nèi)控管理、提高工作績(jī)效。這是公司所處的環(huán)境：生產(chǎn)規(guī)模日益擴(kuò)大、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)愈烈、生產(chǎn)、人力成本逐漸提高、內(nèi)控管理風(fēng)險(xiǎn)大等必須推行的“變制變”動(dòng)作，只要這樣，才能達(dá)到管理思想與執(zhí)行一致、部門內(nèi)部協(xié)同合作、縮短供貨周期和成本，企業(yè)才能應(yīng)對(duì)外部環(huán)境的挑戰(zhàn)。
二、一定成效
流程變革從2011年8月啟動(dòng)，進(jìn)行了如下事項(xiàng)：
1.8月中旬-10月中旬：對(duì)于修訂崗位說(shuō)明書初稿并考試；
2.9月中旬-10月下旬：完成了各部門崗位編制。成立了監(jiān)察中心；生產(chǎn)中心啟動(dòng)了專項(xiàng)改善，持續(xù)執(zhí)行減人、改善環(huán)境計(jì)劃；人事課調(diào)整了兩個(gè)人到采購(gòu)及監(jiān)察；成本核算可從原來(lái)的6人減少到2人。
3.10月中旬-12月下旬：組織各個(gè)部門進(jìn)行流程修訂，制定流程圖及擬寫流程說(shuō)明書，并進(jìn)行流程培訓(xùn)及考試，奠定了流程圖初稿；同時(shí)，組織了第一次流程稽查，并對(duì)稽查出來(lái)的結(jié)果進(jìn)行檢討及完善。
4.流程變革100天：即流程二次修訂，各供應(yīng)鏈部門定稿流程圖及流程說(shuō)明書（合計(jì)個(gè)），進(jìn)行二次培訓(xùn)、考試，上傳C6；K3上不斷進(jìn)一步完善了營(yíng)銷模塊、生管模塊、倉(cāng)儲(chǔ)模塊的流程操作；生產(chǎn)線上設(shè)置電腦，數(shù)據(jù)直接聯(lián)入K3。
5.期間伴隨著制度、表單的完善：包括關(guān)于工作日記、計(jì)劃的規(guī)定、書寫規(guī)范；會(huì)議管理制度；文件格式及編號(hào)管理；食堂、宿舍等后勤管理制度等。
三、持續(xù)改進(jìn)
歷時(shí)6個(gè)多月的流程變革中，更多的是形成了流程、制度、崗位說(shuō)明書等文本資料，但仍存在執(zhí)行不到位、存在問題沒及時(shí)解決、部分部門工作分工不夠合理等問題，后續(xù)變革工作仍任重道遠(yuǎn)。
1.確定接下來(lái)變革的方向及計(jì)劃，想要實(shí)現(xiàn)的效果。
2.組建一個(gè)團(tuán)隊(duì)在推動(dòng)，解決各部門存在的實(shí)際問題，同時(shí)，定期對(duì)推動(dòng)事項(xiàng)進(jìn)行匯報(bào)及檢討：
1）如何幫助業(yè)務(wù)提高銷售額；
2）幫助生管部門，進(jìn)行較好的排程及物料管控，改變王兆柚天天晚上加班的情況；
3）幫助車間提升產(chǎn)能，解決班長(zhǎng)們提出的問題，包括非時(shí)多、減少浪費(fèi)、生產(chǎn)異常處理、人員配置、人員提升培訓(xùn)等；
4）盤點(diǎn)廠區(qū)所有的存貨，對(duì)于呆滯品整理出處理方案；
5）對(duì)于設(shè)備維修保養(yǎng)計(jì)劃、工務(wù)工具管理等進(jìn)一步完善；
6）對(duì)于生產(chǎn)工具，包括電梯、量具、棧板、托盤車等進(jìn)一步規(guī)范及檢查；
7）員工違紀(jì)違規(guī)檢查；
8）加強(qiáng)部門主管同基層員工的溝通.
3.加強(qiáng)培訓(xùn)
1）本部門流程在4月內(nèi)完成培訓(xùn)及考試；
2）班長(zhǎng)特訓(xùn)班推動(dòng)；
3）推動(dòng)各崗位OJT培訓(xùn)；
4）高層主管給予中層人員進(jìn)行“管理及專業(yè)技能”提升培訓(xùn)。
4.進(jìn)一步完善稽核機(jī)制，解決稽核出來(lái)的問題，并進(jìn)一步完善流程、制度修訂
1）每個(gè)季度組織一次流程、制度稽查活動(dòng)；
2）保安隊(duì)長(zhǎng)及監(jiān)察專員加強(qiáng)對(duì)如下事宜的檢查及追蹤：包括廠規(guī)廠紀(jì)，工作日記與計(jì)劃；生產(chǎn)異常；7S等。
5.進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)據(jù)化管理
1）每月進(jìn)行經(jīng)營(yíng)會(huì)議分析；
2）完善各個(gè)部門需要提供的報(bào)表：如，
A.合格供應(yīng)商名錄由品管根據(jù)供應(yīng)商來(lái)貨合格率進(jìn)行判斷，交采購(gòu)處理；
B.生管課須對(duì)對(duì)物料到貨及時(shí)率、生產(chǎn)計(jì)劃達(dá)成率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，分析，制作周/月統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告及改善方案，確保下一階段的計(jì)劃準(zhǔn)時(shí)完成；
C.營(yíng)運(yùn)管理課須對(duì)客戶投訴、銷售目標(biāo)達(dá)成率等進(jìn)行分析并提交方案等。
6.進(jìn)一步加強(qiáng)信息化管理
1）薪資、考勤軟件的使用跟蹤；
2）制定培訓(xùn)計(jì)劃及考核軟件，在系統(tǒng)中進(jìn)行OJT培訓(xùn)計(jì)劃及積分統(tǒng)計(jì)等事宜；
3）C6、K3軟件各模塊功能進(jìn)一步完善。
7.舉行一定的活動(dòng)來(lái)激勵(lì)先進(jìn)者，如，產(chǎn)能/品質(zhì)競(jìng)賽；對(duì)于先進(jìn)員工給予組織外出游玩等。
8.員工的思想工作，思想交流，主管、班長(zhǎng)于工作日記體現(xiàn)，觀念、素質(zhì)的提升。
